Hur Hanterar man Utmaningar vid Kontorsflytt?

Det är inte lätt att flytta ett kontor eftersom det inte bara minskar produktiviteten utan också skapar ekonomiska risker. Dessutom kan det hända att vissa anställda slutar flera månader före flytten eftersom de är missnöjda med detta steg. Eller så kanske du flyttar för att du inte har råd med månadshyran på grund av pandemin.

Dessa typer av omständigheter kommer verkligen att tvinga dig att flytta för att hålla ditt företag igång. Därför är det stressigt nog att planera din flytt, och att dessutom behöva hantera personalfrågor lägger ytterligare ett lager av stress till.

Det bästa sättet att hantera dessa utmaningar är dock att planera i förväg och hantera dem noggrant. Den goda nyheten är att det finns gott om flyttfirmor som kan hjälpa dig att göra övergången så smidig som möjligt.

Vi på Paulz Städtjänster har yrkesmän som ser till att alla dina stora, besvärliga och/eller tunga möbler kommer fram oskadda till din slutdestination. I Östersund är vi bland de topprankade tjänsterna som är kända för perfekt planering, genomförande och flyttstrategi. Paulz Städ AB har samarbetat med OLP One Love Production AB för transporttjänster som är pålitliga och kostnadseffektiva.

I följande artikel förklarar vi i detalj de utmaningar som ett företag vanligtvis upplever under en flytt och ger några effektiva tips för att hantera dem. Så, låt oss börja!

Vilka är Utmaningarna med Kontorsflytt?

Innan du planerar din flytt rekommenderar vi att du kartlägger varje enskild utmaning som skapar hinder i din väg. Att vara förberedd i förväg och tänka på varje aspekt är nödvändigt för att flytten ska gå smidigt.

Här är följande utmaningar som du kan ställas inför.

• Förluster av Produktivitet

Att packa, flytta och packa upp allt på kontoret tar minst två dagar, även om ni är fem personer. Att planera en flytt leder alltså alltid till produktivitetsförluster före, under och efter flytten. Därför föredrar de flesta att flytta under helgerna. Om en helgdag infaller precis före eller efter helgen får du en lång helg för lossning, installation och vila.

Tänk dock på att flyttfirmor vanligtvis inte är tillgängliga under helgdagar eller när efterfrågan är stor och de redan är upptagna, vilket kan öka din budget lite. Se till att ditt schema rymmer produktivitetsförluster. Det är inte värt att sabotera en bra kund under en flytt.

Dessutom kan du låta dina anställda arbeta på distans medan kontoret flyttas. Under denna period bör du undvika att äventyra nätverkssäkerheten eller uppmuntra till dataintrång. Och du tar också reda på hur de anställda kan arbeta hemifrån samtidigt som företagets integritet bevaras. Låt din IT-expert utarbeta en plan för detta.

• Samarbete

Du kan också ha problem med koordinationen när du rör dig. Det rekommenderas därför att hålla de anställda informerade eller anlita en projektledare som sköter flytten. Se till att dina anställda vet när de ska packa sina kontorsbord. Och du bör också informera dem om större förändringar som kommer att ske. I bästa fall kan de också ge dig förslag om flyttprocessen. Involvera därför dina anställda och dela all tillförlitlig information med dem, inklusive datum, platser och andra nödvändiga detaljer. Tänk på att samordning garanterar en smidig och problemfri flytt.

• Planera Ditt Utrymme

Innan du flyttar bör du också planera ditt utrymme. Fram till dess bör du veta var alla el- och telefonanslutningar finns, var du kan hänga en tv, var du skapar ett konferensrum och var du förvarar kontorshandlingar.

När flytten är klar måste du göra en detaljerad ritning över det nya kontoret. Se till att det nya kontoret har tillräcklig infrastruktur för att kunna sköta verksamheten som planerat. Tänk på varje detalj, från val av möbler till placering av vattendispenser och mikrovågsugnar.

Om du planerar att göra en betydande förändring i företagets verksamhet – till exempel att gå från bås till delade arbetsstationer – bör du informera dina anställda om detta förr snarare än senare. Gör vid behov en omröstning. Det bästa sättet att reagera på de anställdas klagomål är att höra deras rekommendationer i förväg.

• Fastställa Budgetrestriktioner

En flytt kan inte genomföras över en natt, och en liten budget gör det omöjligt. Planering och budgetering är ännu viktigare när du planerar en långväga flytt. Börja med att inhämta offerter från lokala leverantörer som är välkända i ditt område. Undersök deras rykte i god tid innan du anlitar dem – du vill inte att det ska sluta med att du måste byta ut 40% av din kontorsutrustning.

Jämför offerter från flera leverantörer innan du fattar ett beslut. Utnyttja eventuella kuponger eller rabattkuponger! Varje öre du sparar hjälper dig att nå ditt mål. Glöm inte att inkludera kostnaden för förlorad produktivitet när du fastställer din budget för flytten. Ditt kontor kostar dig pengar varje dag som det är oåtkomligt. Om du vill beräkna kostnaden för din flytt på ett ekonomiskt sunt sätt måste du ta hänsyn till varje utgift eller förlorad förtjänstmöjlighet under övergångsperioden.

• Att Fastställa Gränsen Mellan Gammalt och Nytt

Det är dags att utrusta ditt nya kontor med allt det nya. Eller så kan du använda några saker från ditt gamla kontor med ett nytt utseende. Det första alternativet kan kosta dig mycket pengar, medan det andra alternativet skapar ett onödigt krångel. Se till att du effektivt kan dra en gräns mellan dessa två för att balansera båda förslagen.

Om du inte vill förlora det väsentliga i ditt kontorsutrymme rekommenderar vi att du säljer, donerar eller gör dig av med dina gamla möbler och kontorsutrustning. Det uppdaterar inte bara din arbetsmiljö utan minskar också bördan för flyttfirman. Men om något skrivbord är i perfekt skick kan du behålla det.

Eftersom en kontorsflytt är en stressig uppgift bör du vara förberedd och planera allt i förväg för att undvika alla situationer. Allt du behöver är att lita på professionella.

Tips att Tänka på när du Flyttar till ett nytt Kontorsutrymme

Vi har nämnt några utmaningar som kan vara överväldigande, och därför ger vi dig några effektiva tips så att du kan genomföra flytten på ett smidigt sätt.

Låt oss ta en titt på de saker som behövs för ett nytt kontorsutrymme.

• Planera allt i Förväg

När du ska flytta till ett nytt kontor måste du börja planera så snart som möjligt, bland annat vad du ska packa, vem som ska ta hand om vad och när det ska vara klart. Annars kommer ni att springa i sista minuten och ingen vill packa och häfta alla lådor på en natt.

Förutom att planera allting i förväg bör du se till att du har en ritning för att kunna utforma kontorsutrymmen och gemensamma utrymmen och för att kunna fastställa eventuella nya behov som du kan behöva. Du måste också avsätta minst ett par månader för att effektivt planera din kontorsflytt och ett par månader för att få allt att fungera och vara redo att starta. Glöm inte heller att planera din flyttbudget – det är viktigt att veta hur mycket du har att spendera.

• Anlita en Professionell Flyttfirma

Även om du planerar att dela upp arbetet föreslår vi att du anlitar en utsedd flyttledare. På så sätt kan du vara säker på att saker och ting går smidigt när den anställde chefen följer upp varje steg. I allmänhet är den bästa personen för den här uppgiften en administrativ assistent. Men du kan också utse någon som har tidigare erfarenhet av kommersiella flyttar.

• Gör Grundlig Forskning för att Hitta det Bästa Flyttföretaget

Innan du bokar din flytt rekommenderar vi alltid att du undersöker och får offerter från minst tre professionella flyttfirmor. Om du tittar på ytterligare några företag kan du lättare välja det bästa företaget när det gäller pris och tjänster. Om du har full budget för det kan du anlita ett flyttföretag med full service. De kommer inte bara att packa åt dig utan även sköta lastning, lossning och uppackning.

Ta emot rekommendationer från andra om de flyttjänster du anlitar eller läs recensioner på nätet av andra kunder som har upplevt deras tjänster för kontorsflyttning. Se till att du anlitar ett företag som har en dokumenterad erfarenhet av framgång på detta område. Dessutom bör flyttfirman vara licensierad och försäkrad.

• Be Alla att Packa sina Egna Saker

Medan du tar hand om de stora sakerna är det nödvändigt att ta hjälp av alla och be dem packa sina egna saker som står på skrivborden. Försök att uppmuntra dem att göra lite i taget för att allt ska vara klart i förväg. Du kanske bara behöver ge ditt team ett par timmar före flytten för att få ordning på sina skrivbord.

• Packa Nödvändig Kontorsutrustning

Glöm inte att koppla bort all din teknik för ett nytt kontor. Så snart du vet datumet för flytten ber du IT-avdelningen att skapa en plan för hur du ska flytta all teknisk utrustning på kontoret, inklusive datorer, servrar, telefoner och internetabonnemang.

Detta är en kritisk uppgift, så håll ditt team redo att arbeta med den så snart som möjligt. Om du vill göra dig av med någon utrustning är återvinning eller donation det bästa alternativet. Paulz städ AB erbjuder en enkel och flexibel lösning för att rensa ut oönskade saker som gamla möbler, köksartiklar och så vidare. Du kan bestämma en tid, vårt flyttföretag hämtar soporna och våra partners transporttjänster OLP one love production AB tar bort saker från ditt hem för att underlätta flyttningen.

• Känner till Byggreglerna

Innan du flyttar kontoret till en ny plats eller byggnad måste du få en fullständig uppdelning av alla byggregler i området. Det kan finnas möjligheter att du bara får flytta under icke affärstid. Ta reda på sådana regler från byggnadsförvaltningen så snart som möjligt.

• Var Noggrann med att Märka dina Lådor

Det är viktigt att märka dina lådor, särskilt när du flyttar till ett nytt kontor. Du måste vara noga med att märka varje enskild låda. Då behöver du inte slösa tid på att leta efter saker som skrivarpapper eller toner.

Förvara ett kalkylblad där du listar antalet lådor och de föremål som finns i dem för att maximera effektiviteten. Att organisera din nya plats kommer att kräva en del arbete, men du kommer att spara mycket tid och alla kommer att kunna komma åt den lätt.

• Flytta icke Väsentliga Saker på Egen hand Först

Om det nya hyresavtalet överlappar med flyttdagen, transportera småsaker så mycket du kan. Växter och kontorsmaterial i bulk kan effektivisera flyttprocessen om du flyttar dem på egen hand, särskilt om du flyttar dem innan du flyttar.

Att flytta till ett nytt kontor innebär en hel del arbete, men det finns goda chanser att du gör det av rätt skäl. Utse en flyttledare i ett tidigt skede av processen så att inga uppgifter glider mellan stolarna. När någon vet vad som händer kommer stressen att minska och saker och ting att gå smidigt.

Hur Proffs Kan Minska Processen för Kontorsflyttning?

Det är en utmaning att hitta en pålitlig flyttfirma som kan arbeta enligt dina krav, oavsett om det handlar om en privat eller kommersiell flytt. Paulz Städ AB tar hand om allting åt dig. Alla typer av varor, inklusive datorer, porslin, känsliga dekorativa föremål eller kontorsutrustning, kan lastas, transporteras och lossas av vår erfarna personal.

Fördelarna med att anlita ett välrenommerat företag som Paulz Städ är många. Tänk på dessa fördelar när du planerar din kommande flytt med vårt välkända och pålitliga flyttföretag:

1. Du kan vara helt lugn och ro i sinnet.
2. Professionella personer kommer att ta hand om alla dina behov. Från att ordna saker till att packa, flytta och packa upp.
3. Tidtabell och transport.
4. Säkerheten för dina ägodelar.
5. Återvinning/Bortforsling av gamla möbler på kontoret.

Vårt mål är att göra din flytt smidig och säker, men om en olycka skulle inträffa har vi en försäkring som täcker skadan. Flyttjänster för bostäder och kommersiella fastigheter erbjuds av oss i Östersund.

Du behöver inte springa till affären varje gång du behöver lådor, packtejp, papper eller bubbelplast när du har rådfrågat och anlitat oss. Förutom möbler och extra klädsel tillhandahåller våra flyttfirmor allt du behöver för din flytt. Våra flyttjänster omfattar:

1. Packa upp dina känsliga föremål.
2. Förpackning av material.
3. Leverans Förpackningsmaterial.
4. Transport av dina ägodelar.
5. Demontering av möbler.
6. Bortskaffande av förpackningsmaterial.
7. Lastning och lossning av lastbil.
8. Rengöring när du flyttar ut.

Also Read: Checklista för Kontorsflytt

Hjälper Proffs till med Flyttstädning?

Vårt företag, Paulz Städ AB, erbjuder flyttstädning efter utflyttning. Oavsett om du säljer din bostad eller flyttar med kort varsel ser vi till att vår städning håller den standard som mäklare och hyresvärdar kräver.

Det finns många saker att tänka på när man flyttar. Vårt flyttföretag erbjuder också tjänster för återvinning av möbler, om gamla möbler behöver återvinnas, samt packning och märkning av alla lådor.

Also Read: Flyttfirma Kostnad

Paulz Städtjänster – Din Enda Lösning!

Det tar mycket tid och kraft att hantera flyttprocessen. Att flytta på egen hand kan vara en utmaning om man ska vara ärlig. Därför är det viktigt att anlita en bästa flyttfirma som kan ta hand om alla dina flyttbehov.

Flytten innebär att packa upp hushållsartiklar, lasta lastbilen, transportera, lossa, packa upp och ordna om saker och ting. Paulz Städ AB är dedikerade till att uppfylla ditt uppdrag och kvalitetsåtagande gentemot dig i Östersund.

Några av våra andra tjänster är lagerhållning och förvaring, flyttning, städning, kontorsstädning, flyttstädning och demontering/montering av möbler.

Så låt oss dra nytta av våra genuina flyttjänster i Östersund! Kontakta oss redan idag!