Checklista för Kontorsflytt – Effektiva Tips för Kontorsflytt

Här flyttar du inte bara ett helt kontor, utan även all utrustning, möbler, datorer, elektronik och viktiga dokument. Och eftersom varje timme som en organisation är i drift är avgörande är det nödvändigt att förbereda sig i förväg och välja den perfekta tidpunkten för att genomföra en flytt.

Vi, Paulz Städ AB, har hjälpt många organisationer att flytta. Som pionjär inom leverans av flyttjänster i Östersund är vi ett av de pålitliga företagen. Vi har en enkel strategi som består av tre steg – Tydliga prisuppskattning utan dolda avgifter, överkomliga priser, full packning/uppackning samt säker packning och flytt med så lite skador som möjligt är vår specialitet.

Vi ger dig den här bloggen. Här har vi samlat en komplett checklista för kontorsflytt. Tillsammans med detta hittar du några effektiva tips för att förbereda och organisera kontorsflytt. Så låt oss komma igång!

Steg-för-Steg-Guide för en Plan för Kontorsflytt

Nyckeln till en lyckad kontorsflytt är att planera processen från början till slut. Det bästa sättet att göra det är att skapa en detaljerad projektplan. Vet du inte hur du ska börja? Här är följande steg:

• Anta en Projektplan

Vissa företag planerar sin kontorsflytt 6 månader i förväg, medan vissa företag, särskilt stora företag, planerar i upp till två år. Vi föreslår därför att ni bestämmer er för att flytta ert kontor med en ordentlig och detaljerad projektplan.

I denna plan kommer vi att:

1. Beskriv de nödvändiga stegen för att genomföra en lyckad flytt.
2. Namnge den person som ansvarar för att organisera flytten.
3. Identifiera vem som är ansvarig för vilka uppgifter.
4. Sätt tidsfrister för uppgifter på en prioriteringsnivå.

• Bestäm Ett Tydligt Datum För Flytten

Sätt ett tydligt datum för flytten. Det är t.ex. lättare att flytta under helgen eller på helgdagar. Ge dig själv gott om utrymme när du flyttar till en ny kontorsbyggnad. Vi föreslår att det inte sker under din högsäsong, utan kanske under en långhelg eller semesterperiod.

• Utse en Person För Att Hantera Uppgiften

Välj ut en person och utse honom/henne till flyttkoordinator på kontoret. Denna person kommer att hantera, sköta och hålla ett öga på alla aspekter av flytten. Vi rekommenderar därför att du väljer en person som har befogenhet att företräda ditt företag, exceptionell organisations- och ledningsförmåga och stark beslutsförmåga. På så sätt blir det lätt att hantera alla flyttsaker och fatta rätt beslut i sista minuten.

• Arbeta med Professionella Flyttjänster

För att göra en kontorsflytt enkel föreslår vi att du anlitar ett professionellt kontorsflytt team som samarbetar nära med en koordinator för kontorsflytt. Dessa proffs kommer inte bara att sköta hela kontorsflyttningar utan också se till att ingenting glöms bort.

Vi på Paulz Städ AB ser till att alla dina stora, tunga möbler och din utrustning kommer fram helskinnade till din slutdestination. Vi gör på ett ansvarsfullt sätt bland annat följande:

• Lista över flyttningsuppgifter.
• Fastställande av deras ordningsföljd.
• Hantering av ansvarsområden.
• Fastställande av tidsfrister.

Vårt flytt team har inte bara kunskap om arbetsflöden utan hanterar även ansvar för utrustning, kontorsteknik, ergonomi och säkerhet. Se till att ditt inhyrda och utvalda flytt team träffas regelbundet för att planera allting enligt plan. Rutinmässigt planerade möten ökar ansvarstagandet och hjälper till att hålla din flytt på rätt spår.

• Ordna en Tidslinje

Innan du planerar och skapar en tidslinje och en strategi för kontorsflyttning bör du bestämma ditt sista datum för uppsägning av hyresavtalet och sedan välja det datum du föredrar att flytta. När du har valt ett flyttdatum kan du börja reda ut detaljerna, t.ex. hur lång tid det kommer att ta att installera sig på ditt nya kontor.

När du bestämmer dig för en tidsplan ska du se till att du har tid för att rensa och rensa ut, och att du har tillräckligt med tid för att installera tekniken på det nya kontoret. Glöm dock inte att informera personalen om flytten så långt i förväg som möjligt, särskilt om du flyttar över långa avstånd.

• Meddela Dina Anställda

Innan du planerar flytten kan du skapa ett detaljeret e-post meddelande, ett nyhetsbrev, en presentation på ett rådhus eller en kort video för att informera de anställda om den stora flytten. Se till att meddelandet är omfattande och förklarar allt som en anställd måste veta. Faktum är att ju mer detaljer du nämner i kommunikationen, desto lättare blir det att genomföra en kontorsflytt.

När du gör tillkännagivandet, se till att förklara den fullständiga checklistan för kontorsflytt för anställda med alla de saker som ska göras före flyttdagen. Du måste inkludera följande meddelanden:

1. Namn och adress för det nya kontoret.
2. Flyttningsdatum/datum.
3. Huvuddragen i det nya kontoret.
4. Vilken information om framtida flyttningar som de anställda kan förvänta sig att få.

• Fastställa en Budget

Den totala flyttbudgeten beror på kontorets storlek, vilka tjänster för kontorsflytt du väljer (heltids- eller timbasis) och om du planerar att uppgradera din utrustning och dina kontorsmöbler. Du bör också lägga till en flyttförsäkring i din flyttbudget om något går förlorat eller skadas under transporten.

Flyttjänster som Paulz Städ AB erbjuder överkomliga kostnader och effektiviserar dessutom flyttprocessen genom att sköta all packning, förberedelser och lossning åt dig.

• Planera Ditt Nya Kontor

Se till att din flytt även omfattar en anpassad flyttplan för ett nytt kontor. Du bör ta hänsyn till saker som antalet anställda, flyttfirmans tjänster och hur mycket material du måste flytta.

Kontrollera ditt utrymme och skapa en planlösning för att placera möbler, arbetsytor, gemensamma utrymmen, kontorsutrustning och mycket annat. Detta kommer att hjälpa dig att identifiera eventuella problem med dina nuvarande arbetsutrymmen. Ge en kopia av din planlösning och checklista för kontorsflytt till kontorsflytt firman och till samordnare för kontorsflytt, möbel leverantörerna, leverantörerna av data och ledningar, elektrikerna och VVS-teknikerna så att de kan hantera saker och ting på rätt sätt.

• Meddela Dina Nuvarande Tjänsteleverantörer

Meddela dina nuvarande leverantörer att du flyttar. Detta gäller bland annat:

1. Postkontoret, FedEx och UPS.
2. Tidskrifter och tidningar som du prenumererar på.
3. Telefon- och dataleverantörer.
4. Nyttotjänster. De två platserna bör överlappa varandra under flera dagar.
5. Tryckindustrin (för visitkort, marknadsföringsbrev, brevpapper osv.).

• Informera Dina Klienter och Kunder

Förklara för dina kunder och klienter i god tid före flytten hur och var de kan få tjänster under flytten. På så sätt kan de räkna med eventuella förseningar i servicen eller kommunikationen.

Här är några sätt att meddela dina kunder:

• Skicka ett brev eller vykort.
• Distribuera flygblad eller vykort tillsammans med kundkvitton och fakturor.
• Om du främst gör affärer online, skicka ett e-post meddelande.
• Lägg till ett meddelande på din webbplats, t.ex. en banner.
• Berätta för dina följare på sociala medier.
• Ordna en fest och bjud in dina klienter och kunder för att fira din nya bostad när du har kommit in i den.

Checklista för Kontorsflytt – Vad Erbjuder vi?

Förutom att planera i förväg är en checklista för kontorsflytt ett av de bästa sätten att hålla dig lugn. Kolla in vår ultimata checklista för kontorsflytt för att se till att du har täckt in alla viktiga uppgifter och mindre detaljer.

Våra experter på Paulz Städ AB vet hur en flytt går till och därför har vi sammanställt en checklista för flytt från kontoret som du måste tänka på när du flyttar.

Steg 1: Förberedelser

Vi tar hänsyn till logistiken för att flytta all din kontorsutrustning från ett utrymme till ett annat.

• Gör en inventering av befintliga kontorsmöbler.
• Ordna externa förvaringsutrymmen.
• Arbeta med en detaljerad planlösning och tilldela färgkodade klistermärken till varje avdelning.
• Beslut om förpacknings rutiner och layout.
• Fastställa ett standardiserat sätt att märka bärbara datorer, skärmar, hårddiskar, tangentbord etc. och se till att all personal informeras.
• Se till att alla tar med sig personliga tillhörigheter och apparater hem.
• Se till att varje avdelning tömmer och packar eller förseglar sina arkivskåp etc.
• Definiera och namnge gemensamma utrymmen tydligt på din nya planlösning.
• Ordna med städning på ditt nuvarande kontor och i de nya lokalerna.
• Skapa en detaljerad plan för flyttdagen som din personal kan följa.
• Gör en lista över kontaktnummer för nödsituationer för alla som är inblandade i flytten, samt för hiss underhållet och fastighetsförvaltningen.

Steg 2: Flyttning

På flyttdagen ser vi till att allt går smidigt på den stora dagen.

• Ordna med installation av nya IT-system.
• Placera alla skrivbord på rätt plats med sina numrerade lådor.
• Se till att alla områden är tydligt definierade och avgränsade så att personalen kan se dem.
• Ställ in alla datorer och teknisk utrustning.
• Upprätta telefonlinjer och telefonsystem.
• Distribuera nya interna kontaktlistor och avdelnings lokaler.
• Utföra en detaljerad kontroll av lokalerna och rapportera eventuella skador till vår kontors flyttfirma.
• Kontrollera att alla dina dokument har överförts.
• Se till att alla gamla hyresavtal har avslutats.

Genom att anlita våra yrkesmän kan du ta dig igenom en kontorsflytt utan alltför mycket stress. Låt oss hjälpa dig att organisera dig med vår lista. Våra flytt specialister hjälper dig med flyttning, packning, lastning och lossning i Östersund, Åre, Krokom med omnejd.

Hur Hjälper våra Professionella Flyttare till med att Organisera en Kontorsflytt?

Så du har äntligen planerat din kontorsflytt, anlitat professionella flyttfirmor, informerat kunderna om din flytt och är medveten om checklistan för kontorsflytt. Det finns dock många saker som man måste tänka på när man organiserar eller planerar en strategi för kontorsflytt.

Här är de riktlinjer som ska följas för en korrekt flyttning.

• Börja Planera Tidigt

När du planerar att flytta till en ny kontorsbyggnad måste du börja planera så snart som möjligt, t.ex. bestämma vem som ska sköta vad, hur saker och ting ska skötas och när det ska vara klart. För ingen vill vara på kontoret hela natten. Så håll allting förberett åtminstone några månader innan du effektivt planerar din kontorsflytt.

Du kan ta hjälp av våra professionella flyttare. Vi planerar i förväg för din flyttbudget och hanterar allt till ett överkomligt pris.

• Hantera Inventering och Packning

Ge de anställda detaljerade instruktioner om vad de ska hantera själva och vad som ska hanteras av flyttpersonal. Se till att din kontors flyttfirma tillhandahåller allt material som behövs, inklusive lådor, vassa pennor och packtejp. Se till att de märker sina personliga lådor ordentligt så att uppackningen går smidigt.

Ett proffs tillhandahåller allt material du behöver för att förvara, märka och packa dina möbler på ett säkert sätt. Våra flyttfirmor kommer inte bara att sköta flytten utan även hjälpa dig att göra dig av med allt du inte längre behöver.

• Bekräfta Alla Uppgifter

Kontrollera att all information som du fick om flytten under planeringsfasen fortfarande är korrekt. Ge dessutom de anställda den information de behöver för att förbereda sig inför inflyttningen. Var noga med att inkludera den nya våningsplanen, hur mycket utrymme de kommer att ha för sina tillhörigheter, datumet då de kommer att kunna sätta upp sina persondatorer och protokollet för uppackning. Se till att alla lådor lätt kan slängas.

• Installera Nödvändiga Saker Innan du Flyttar

När det är möjligt – bestäm vad du kan installera före flyttdagen – utrustning, telekommunikation och köksmaskiner. På så sätt får du mer tid att fokusera på att packa upp och du får också extra tid att lösa eventuella problem innan de anställda behöver ta utrymmet i anspråk.

• Märk Lådor och Möbler Noggrant

Det finns mycket att organisera om du flyttar saker från ett rum till ett annat på det nya kontoret. Därför är det viktigt att förstå hur man markerar olika packlådor och läser flytt kartor. Både uppackning och flyttning kan underlättas om du gör detta i förväg. På så sätt slipper du ägna tid åt att leta och det nya kontoret är redo att användas så snart som möjligt.

För bekvämlighet förflyttningar rekommenderas det att anlita professionella flyttfirmor. De har lämplig utrustning och transportsystem för att packa, flytta och packa upp saker.

• Genomföra den Sista Genomgången

En person bör göra en genomgång av det gamla kontoret efter flytten och ta bilder samt dokumentera eventuella skador på infrastrukturen. Detta är bara en extra försiktighetsåtgärd som du bör vidta om din tidigare hyresvärd försöker debitera dig för skador som ditt team inte orsakade. En professionell flyttfirma östersund gör detta grundligt för att se till att allt är packat och lastat på rätt sätt.

• Uppackning och Lossning

Börja med att packa upp och ställa in. Ett professionellt flytt team kan sköta den här delen perfekt.

Dina anställda kommer förmodligen att behöva packa upp sina lådor, men det är ett utmärkt tillfälle att ordna möbler för gemensamma utrymmen, mötesrum och arbetsstationer. Det här är ett utmärkt tillfälle att göra utrymmet till ditt eget och att ställa in funktionell utrustning som skrivare, kopieringsmaskiner, telefoner och datorer.

Paulz Städ AB är väl medveten om hur stressig en kontorsflytt kan vara. Samtidigt som det finns många saker att komma ihåg är du oftast också upptagen med att ta hand om dina dagliga uppgifter.

Vi kan hjälpa dig att fokusera på det som är viktigast – din kärnverksamhet – och samtidigt se till att flytten flyter smidigt och professionellt. Du och ditt företag kan dra nytta av en professionell flytt till konkurrenskraftiga priser. Om du vill göra dig av med gamla föremål kan du anlita våra tjänster för återvinning av kontorsmöbler. Ta kontakt med oss idag för att få veta mer.

Paulz Städ AB – Berätta för Våra Experter!

Vårt kontor flyttföretag hjälper människor att flytta från en plats till en annan. När du har rådgjort med oss undersöker vi situationen i realtid och ger dig en kostnadsberäkning. Det beror på hur mycket flyttning som ska göras.

I Östersund är Paulz Städ en av de bästa tjänsterna som är kända för perfekt planering, genomförande och flytt strategi. Vi har samarbetat med OLP (One Love Production AB) för transporttjänster som är pålitliga och kostnadseffektiva. Från packning till lossning ser vår personal till att dina föremål är säkra under hela transportprocessen.

Vi garanterar en säker och smidig flytt. Så att du kan leva lyckligt. Vi erbjuder också försäkringsskydd vid olyckor eller skador. Det spelar ingen roll om du behöver flyttjänster för bostäder och företag i Östersund, vi finns här för dig. Dessutom gör vi även kontorsstädning och återvinning av gamla kontorsmöbler. För mer information kan du ringa oss redan idag på 070-6018243.